행사대행업체를 처음 알아보는 담당자는 대부분 견적서를 여러 장 받아 두고도 무엇을 기준으로 골라야 할지 막막해합니다.
총액은 비슷한데 포함 범위가 서로 다르고, 어떤 곳은 항목을 뭉뚱그려 적어 두어 실제로 무엇이 들어가는지 읽어 내기 어렵기 때문입니다.
선정 기준을 미리 정리해 두면 같은 조건으로 비교할 수 있어 판단이 한결 수월해집니다.
견적서의 형태부터 살펴봅니다
가장 먼저 볼 것은 항목이 나뉘어 있는지입니다.
무대와 배경, 음향과 조명, 영상, 진행 인력, 의전 물품, 인쇄물이 각각 줄을 나누어 표기되어 있으면 무엇이 포함되고 무엇이 빠졌는지 바로 확인할 수 있습니다.
반대로 행사 일괄이라는 이름으로 총액만 적힌 견적서는 나중에 항목이 추가될 때 근거를 확인하기 어렵고, 다른 업체와 비교하기도 까다롭습니다.
제외 항목도 함께 물어보시기 바랍니다.
식사와 다과, 주차 안내, 셔틀 차량처럼 행사에 붙어 있지만 대행 범위 밖에 놓이기 쉬운 항목이 있습니다.
어느 쪽이 맡을지 처음에 정해 두면 행사 당일 담당이 비는 일을 줄일 수 있습니다.
경험과 유사 사례를 확인합니다
준공식과 창립기념식, 착공식은 각각 진행 방식과 의전 비중이 다릅니다.
맡기려는 행사와 비슷한 규모의 진행 사례가 있는지 확인하면 준비 과정에서 오가는 설명이 줄어듭니다.
사례를 볼 때는 사진뿐 아니라 참석 인원과 장소 조건, 진행 시간대까지 함께 물어보면 우리 행사와 얼마나 가까운지 가늠할 수 있습니다.
보유 장비와 인력 구성을 봅니다
무대와 음향, 조명 장비를 직접 보유한 곳은 일정 조율과 현장 대응이 빠른 편입니다.
외주 비중이 높다면 문제가 생겼을 때 책임 범위가 어디까지인지 미리 확인해 두는 편이 안전합니다.
진행 인력도 마찬가지입니다.
사회자와 음향 조명 오퍼레이터, 안내 요원이 각각 배치되는지, 아니면 소수 인원이 겸하는지에 따라 현장 진행의 안정감이 달라집니다.
안전 관리와 담당자 배정
무대와 트러스처럼 구조물 설치가 들어가는 행사라면 행사 배상책임보험 가입 여부와 설치 후 안전 점검 절차를 확인해 두시기 바랍니다.
또한 기획부터 당일 현장까지 같은 담당자가 이어서 진행하는지도 중요합니다.
중간에 인계가 반복되면 전달 과정에서 세부 사항이 빠질 여지가 생깁니다.
변수 대응 계획을 물어봅니다
준비를 아무리 촘촘히 해도 현장에서는 예상하지 못한 상황이 생기기 마련입니다.
우천이나 한파 같은 날씨 변화, 내빈 일정 변경, 참석 인원 증감처럼 자주 발생하는 변수에 대해 업체가 어떤 대안을 두고 있는지 미리 물어보시기 바랍니다.
대안을 구체적으로 설명하는 곳은 그만큼 여러 현장을 겪었다는 뜻이기도 합니다.
계약서에 이런 상황에서의 처리 방식과 추가 비용 발생 조건이 적혀 있는지도 함께 확인해 두면 이후 조율이 한결 명확해집니다.
비교를 시작하기 전에 참석 인원과 행사 시간, 실내 여부 같은 조건을 먼저 정리해 두면 어느 업체와 이야기하든 같은 기준으로 견적을 받을 수 있습니다.
준비 절차 전반과 견적을 이루는 항목은 아래 글에서 이어집니다.
